O Tipo de Compras é a espinha dorsal de todo o fluxo de compras do Gestio. Ao configurar os tipos de compras, um usuário consegue parametrizar valores predefinidos, campos obrigatórios, regras de aprovação, estabelecer restrições e muito mais.
Categorizar bem as compras reflete diretamente nos relatórios, na aprovação e no orçamento, já que o Tipo de Compra pode se conectar diretamente ao planejamento orçamentário da empresa, com bloqueio e exigência de justificativa quando o limite é ultrapassado.
Confira abaixo para saber como parametrizar um tipo de compras no seu sistema 😉👇
Como cadastrar um tipo de compras
No lado esquerdo da tela, acesse a aba Gerenciar, no módulo de Compras (🛒) e clique em Tipo de Compras e Adicionar , para acessar a página de parametrizações do Tipo de Compras:
Agora, vamos para mais detalhes sobre o que é possível parametrizar no seu novo tipo de compra:
Valores predefinidos e campos obrigatórios
As informações que mais otimizam a rotina do comprador ao criar uma requisição, ordem ou pedido, são os valores predefinidos, configurados na segunda seção dos Tipos de Compra. Nela, basta preencher os valores já cadastrados no sistema, como Motivo, Filial, Almoxarifado e Centro de Custo. Assim que você relacionar aquele Tipo de Compra específico a um processo, o sistema já puxa as informações automaticamente.
Além disso, também é possível configurar quantas cotações serão realizadas na etapa da Ordem de Compras e quais serão os campos obrigatórios a serem preenchidos:
Agora, sempre que um processo de compras for relacionado a este Tipo de Compras específico, os campos marcados na seção de Valores Predefinidos serão preenchidos automaticamente dentro do Gestio:
Processos de Compras: o que muda em cada etapa
Nesta seção, você decide como cada etapa do fluxo se comporta para esse tipo de compra. Na Requisição, na Ordem e na Ordem em lote, é possível definir se outros colaboradores, além do solicitante, poderão alterar o documento. Na etapa da Requisição, você também pode permitir a troca do Tipo de Compra durante o processamento.
Na Ordem, você controla quem recebe o e-mail de aprovação (todos os níveis ou só o nível responsável), se a data de entrega é definida por produto em vez de por cotação, se a cotação fica visível para todos os fornecedores do Portal do Fornecedor e se o anexo da proposta ou orçamento é obrigatório. Na Ordem em lote, é possível configurar se outro colaborador poderá alterar o processo ou somente o Solicitante/Responsável.
No Pedido, você ajusta permissões de alteração, como mexer em produtos, pagamentos e duplicatas ou incluir o mesmo produto mais de uma vez. Também escolhe quais informações são exibidas (categoria, nota fiscal, retenções de serviços, dados de faturamento e endereço de entrega) e o que é obrigatório, como duplicatas, data de competência e dados da nota fiscal. Por fim, define como o fornecedor é notificado: e-mail automático só para pedidos sem aprovação ou para todos, com a opção de incluir anexos em PDF na notificação.
Rateio e Planejamento Orçamentário
Se a sua operação divide o custo entre áreas, ative Exibir rateio e, se quiser, Rateio obrigatório. Você ainda escolhe quais campos ficam obrigatórios no rateio: Filial, Centro de Custo, Categoria, Projeto e Custo ABC.
Você também pode exibir o planejamento orçamentário no processo e ativar a opção Validar planejamento orçamentário, para que o Gestio confira a compra contra o orçamento previsto. Ao ativar essa opção, é possível bloquear o processamento ou obrigar a justificativa, caso o planejamento ultrapasse o limite planejado. Na segunda opção, você deve configurar o nível de aprovação do usuário que vai inserir a justificativa no processo, sendo possível também inserir o e-mail para que o sistema envie uma notificação solicitando a justificativa:
Configurações pós-compra
O que acontece depois que a compra é processada também é definido no Tipo de Compra. No Estoque, você escolhe se o recebimento é registrado manualmente, se o saldo é ajustado e se a entrada de estoque é lançada automaticamente.
No Financeiro, é possível habilitar o contas a pagar e deixar o Gestio lançá-lo e gerar as duplicatas automaticamente, desde que os campos obrigatórios do financeiro estejam preenchidos. Ainda nesse bloco, você pode ativar a transferência de anexos, que copia os arquivos entre os processos de compra. Nesse caso, um arquivo anexado na Requisição continua atrelado ao processo quando ela se torna uma Ordem de Compras, e assim por diante.
Além disso, também é possível incluir os e-mails que serão notificados após a aprovação dos processos.
Regras de aprovação
Aqui você define como a aprovação funciona para esse tipo de compra. A configuração é feita por etapa, em três abas: Requisição de Compra, Ordem de Compra e Pedido de Compra. Isso permite, por exemplo, exigir aprovação só no Pedido e deixar a Requisição livre.
Em cada aba, você tem dois caminhos:
Definir o Nº de aprovações direto no tipo: o campo é obrigatório e oferece as opções:
- Não Requer Aprovação;
- Uma Aprovação;
- Duas Aprovações;
- Três Aprovações;
- Quatro Aprovações.
Também é possível utilizar uma regra de aprovação já cadastrada no sistema. Ao ativar essa opção, o campo Nº de aprovações dá lugar a um seletor de regras, também obrigatório. Assim, o tipo herda uma regra que você já configurou na aba Regras de Aprovação (por exemplo, uma regra com níveis por valor), sem precisar refazer todo o processo novamente.
Como cada etapa tem sua própria configuração, vale planejar o desenho antes: um tipo "sem aprovação" deixa as três abas em "Não Requer Aprovação", enquanto um tipo mais rígido pode combinar regras diferentes na Ordem e no Pedido.
Restrição de produtos
Se você quer garantir que um tipo de compra só seja usado com determinados itens, use a Restrição de produtos. Ela permite filtrar por Grupo de produto, Categoria de produto e Tipo de produto. Um tipo "Material de limpeza", por exemplo, pode ser limitado aos grupos e categorias de produtos correspondentes, evitando que alguém lance por engano um item de outra natureza. Se nenhum filtro for preenchido, o tipo não impõe a restrição:
Após isso, basta clicar em Salvar Alterações e pronto! Seu novo tipo de compras está configurado e pronto para ser usado no seu fluxo de compras. 😉
Ficou com alguma dúvida? Basta telefonar para o número (11) 4810-8181 ou abrir um chamado abaixo. 👇