A Ordem de Compra é uma das partes mais importantes do processo de compras. Por meio dela, você convida seus fornecedores para acessarem o Portal do Fornecedor, e preencher os valores da cotação enviada.
Confira abaixo como configurar uma Ordem de Compras no Gestio 👇
Como cadastrar uma Ordem de Compra:
As ordens de compra geralmente são criadas a partir do processamento das requisições, contudo, também podem ser criadas sem passar por esse processo:
Na coluna lateral esquerda, acesse a aba Ordens, no módulo de Compras (🛒) e clique em Geral.
Nesta página, clique no botão Adicionar, no canto superior direito
Agora, basta preencher as informações solicitadas nos campos, adicionar os produtos solicitados e salvar as alterações.
Como inserir cotações:
Para criar cotações em uma Ordem de Compras, você deve clicar em Nova Cotação, na aba de Cotações, e selecionar
Agora, você pode clicar em Selecionar Fornecedores para escolher fornecedores públicos ou que já estejam cadastrados em sua base, ou Adicionar Fornecedores, caso deseje cadastrar um novo fornecedor.
Após selecionar os fornecedores que participarão da cotação, clique em Gerar Cotação:
Como preencher os valores de uma cotação:
Após selecionar os fornecedores, temos dois caminhos possíveis para preencher os valores dos produtos negociados:
1. Convidar o seu fornecedor para se cadastrar no Portal do Fornecedor e cadastrar os valores diretamente pelo Portal:
Assim que os fornecedores forem selecionados em uma cotação, o Gestio dispara um e-mail diretamente para os fornecedores (⚠️ Lembre-se de que os fornecedores devem possuir um e-mail vinculado ao cadastro para receber a notificação) para que possam realizar o primeiro cadastro no Portal do Fornecedor e preencher a cotação diretamente por lá.
Também é possível enviar o link para preenchimento da cotação diretamente pelo WhatsApp do Fornecedor. Basta que o número dele esteja cadastrado no sistema:
😉👉 Se quiser entender melhor como funciona o processo de cadastro no Portal do Fornecedor, confira este artigo: https://tinyurl.com/2r4u6h2a
2. Preencher os valores diretamente nas cotações:
Nessa opção, você pode acessar cada cotação feita a um fornecedor e preencher os valores manualmente. Basta acessar os detalhes da ordem e preencher os campos solicitados:
Depois de preencher as cotações, elas passam para o status de Respondida.
Como Consultar Cotações
Você também pode acessar aba Cotações para conferir as cotações criadas a partir de uma Ordem de Compras em uma única tela. Nela, você consegue enviar propostas de negociação para os fornecedores, adicionar novas cotações, atualizar valores e muito mais:
Como Comparar Cotações
O último passo para finalizar a ordem de compras, é comparar as cotações respondidas pelos fornecedores e selecionar os vencedores da proposta.
Para visualizar de forma completa as informações de cada cotação, clique em Comparar Cotações. Ao acessar o Mapa Comparativo, selecione os produtos desejados.
Pronto! Agora, basta solicitar a aprovação aos níveis atrelados à regra de aprovação da ordem (se houver) e processe a Ordem de Compras.
Lembre-se que, caso você tenha escolhido produtos de diferentes fornecedores, ao processar a ordem, será gerado mais de um pedido, cada um relacionado a um fornecedor selecionado:
Como consultar Ordens por Produto
Na barra lateral esquerda, também é possível conferir informações sobre os produtos cadastrados em ordens de compras específicas e informações como: número de ordens em que cada produto foi adicionado, quantia total adicionada em ordens de compras e o saldo de estoque geral daquele produto. 😉👉 Basta clicar na opção Por produto, na aba de Ordens:
Ficou com alguma dúvida sobre este processo? É só abrir um chamado ao nosso time de suporte logo abaixo ou telefonar para o número (11) 4810-8181 📞