Visão geral: o caminho de uma compra no Gestio
Comprar no Gestio é seguir uma trilha curta e rastreável: alguém pede, a empresa cota, aprova, formaliza com o fornecedor e registra o recebimento da mercadoria.
Neste artigo você confere o mapa geral. Aqui você entende a ordem das etapas, o que acontece em cada uma e como desfazer um passo quando algo foge do planejado. Caso queira conferir o passo a passo de cada tela, individualmente, basta clicar nos hiperlinks logo abaixo. 😉
As etapas do processo completo, em resumo:
- Requisição: o colaborador solicita a compra de um ou mais itens. Veja o passo a passo em Requisições de Compra.
- Ordem de Compra: é a etapa central. Nela você convida fornecedores para cotar, compara os preços e escolhe o vencedor. Veja em Ordens de Compra.
- Pedido de Compra: formaliza a compra com o fornecedor escolhido, com pagamentos e duplicatas. Veja em Pedido de Compra.
- Recebimento: registra que a mercadoria chegou e dá entrada no estoque. Veja em Como gerar o Recebimento de um Pedido.
Nem toda compra precisa passar por todas as etapas desde o início. Uma Ordem de Compra pode nascer de uma requisição ou ser criada diretamente. A aba Sugestão de Compras também gera Ordens a partir dos itens que estão abaixo do estoque ideal. E quando o fornecedor já está definido, é possível criar o Pedido direto na tela de Pedidos.
Quem ajusta todas essas configurações no fluxo é o Tipo de Compra: ele define os valores que se preenchem sozinhos, os campos obrigatórios e as regras de aprovação de cada etapa. Veja como configurar em Tipo de Compra.
Etapa 1: Requisição de Compra
A requisição é o caminho para o colaborador pedir a compra de um ou mais itens. Ela organiza a necessidade antes de qualquer cotação ou pedido, e já pode passar pela aprovação do gestor.
O resumo do que acontece:
- No menu Compras, acesse Requisições e depois Geral. Clique em Adicionar, preencha as informações e salve.
- Inclua os itens. Quem adiciona pode informar o valor unitário estimado, a quantidade e até itens que ainda não foram cadastrados (⚠️ lembre-se que, ao adicionar um item não cadastrado em um processo, é necessário que um usuário realize o cadastro dele antes de seguir com o fluxo).
- Se houver uma regra de aprovação atrelada, clique em Solicitar Aprovação. Também é possível parametrizar o sistema para que aprovadores sejam avisados por e-mail e/ou WhatsApp.
- Cada aprovador clica em Aprovar ou Reprovar. Depois das aprovações, a requisição é processada e segue para a próxima etapa.
Caso queira conferir os detalhes, com imagens, acesse o artigo: Requisições de Compra: passo a passo como fazer.
Etapa 2: Ordem de Compra e cotações
A Ordem de Compra é a etapa central do processo. É nela que você convida fornecedores para informar preços, compara as propostas e decide quem leva a compra. Ela pode ser criada a partir de uma requisição ou de forma direta na aba Ordens.
O caminho, em quatro movimentos:
- Criar a ordem: no módulo Compras, acesse Ordens e Geral, clique em Adicionar, preencha os campos, inclua os produtos e salve.
- Pedir as cotações: na aba Cotações, clique em Nova Cotação, escolha os fornecedores (já cadastrados, públicos ou novos) e clique em Gerar Cotação.
- Receber os valores: o fornecedor responde pelo Portal do Fornecedor, por e-mail ou por link enviado no WhatsApp. Você também pode preencher os valores direto na cotação no próprio sistema ou importá-los via Excel. Quando os valores entram, a cotação muda para o status Respondida.
- Comparar e decidir: clique em Comparar Cotações, abra o Mapa Comparativo e selecione os produtos desejados. Em seguida, solicite a aprovação, caso haja uma regra atrelada ao processo, e processe a Ordem de Compra.
Um detalhe que ajuda: se você escolher produtos de fornecedores diferentes no mesmo mapa, o Gestio gera um pedido para cada fornecedor.
Para entender como o fornecedor responde do lado dele, veja Portal do Fornecedor: como cadastrar e responder cotações. O passo a passo completo da ordem está em Ordens de Compra: passo a passo como fazer.
Aprovações: quem libera cada etapa
A aprovação não é uma etapa à parte. Ela acontece dentro da Requisição, da Ordem e do Pedido, e cada uma pode ter a sua própria regra. No Tipo de Compra, você escolhe se a etapa não exige aprovação ou se exige de uma a quatro, ou ainda aplica uma regra de aprovação já cadastrada.
A hierarquia é definida pelo valor máximo que cada nível pode aprovar, e a regra pode funcionar de dois jeitos:
- Por Valor (Única): o sistema identifica o nível responsável pelo valor da compra e pede a aprovação apenas dele. É o caminho mais ágil.
- Por Faixa de Valor: todos os níveis dentro da faixa do valor precisam aprovar, em sequência. É o caminho com mais governança.
Um exemplo para fixar: com Supervisor aprovando até R$ 1.000,00 e Gerente até R$ 5.000,00, um pedido de R$ 2.000,00 na regra Por Valor (Única) pede a aprovação apenas do Gerente. Na regra Por Faixa de Valor, pede a aprovação do Supervisor e do Gerente.
Para configurar os níveis de aprovação, veja Fluxo de Aprovação em Compras: como configurar.
Etapa 3: Pedido de Compra
O Pedido formaliza a compra com o fornecedor já definido e é a etapa que dá início ao recebimento dos produtos. Quando você processa uma Ordem de Compra, o pedido é gerado a partir dela. Se você já possuir um fornecedor definido, também é possível criar o pedido direto, sem passar pelas outras etapas do fluxo.
Para criar um pedido direto, você deve seguir este caminho:
- No módulo Compras, clique em Pedidos e depois em Adicionar.
- Selecione o Tipo de Compra. Informações como Motivo, Centro de Custo, Filial e Almoxarifado podem ser preenchidos automaticamente conforme a parametrização definida.
- Preencha os campos restantes, adicione os produtos e serviços, selecione o Fornecedor e salve as alterações.
- Preencha os campos de Pagamentos para gerar as duplicatas e salve de novo.
Para processar o pedido:
- Faça as aprovações necessárias, se o Tipo de Compra tiver regra de aprovação.
- Clique em Processar e escolha Completo ou Parcial.
- No processamento parcial, informe o número da Nota Fiscal e marque quais itens foram entregues e quais ficaram pendentes. O Gestio separa o pedido em dois, e o que ficou pendente pode ser processado depois.
Ao processar, os itens seguem para a aba Recebimentos e o Contas a Pagar referente ao processamento é gerado. Isso é importante para o estorno, que você poderá ver detalhes mais adiante.
O passo a passo completo, com imagens, está em Pedido de Compra: passo a passo como fazer.
Etapa 4: Recebimento e entrada no estoque
O Recebimento é a etapa final: é aqui que a empresa registra que a mercadoria pedida ao fornecedor chegou. Depois de processar o pedido, um pop-up pergunta se você quer ver os recebimentos gerados. Se preferir, desmarque a opção de enviar ao fornecedor o e-mail de confirmação de recebimento antes de concluir.
Para encontrar os recebimentos, use a aba Recebimentos no módulo Compras ou clique na lupa ao lado do status do pedido. Você pode processar de duas formas:
- Por Produto: ideal para conferir cada item com mais atenção. Antes de processar, relacione os Centros de Custo aos produtos, se ainda não estiverem informados.
- Por Pedido: ideal para grandes volumes, porque permite lançar itens pelo código de barras ou pelo código interno do produto.
Dependendo da configuração do Tipo de Compra, na seção de pós-compra, o recebimento e a entrada no estoque podem ser feitos de forma automática.
O passo a passo completo está em Como gerar o Recebimento de um Pedido.
Como estornar um processo dentro do Gestio
Errou o valor, escolheu o fornecedor errado ou o pedido foi processado sem a mercadoria não chegou? Calma, dá para voltar um passo.
Para estornar um processo dentro do Gestio, basta clicar em Estornar Processo, no canto superior direito da tela. Esse caminho pode ser feito nas etapas de Requisição, Ordem e Pedido de Compra:
Lembre-se de conferir o histórico do fluxo antes de estornar um processo dentro do Gestio. Caso você opte por estornar uma ordem de compras, porém ela já deu origem a um pedido, que foi aprovado e processado, será necessário estornar primeiramente o pedido e depois a ordem:
Ficou com alguma dúvida sobre este processo? É só abrir um chamado ao nosso time de suporte logo abaixo ou telefonar para o número (11) 4810-8181 📞💙