O que é a gestão de contratos e quais são os tipos
Gestão de contratos de compras é o controle da execução de um contrato com fornecedor depois da assinatura. Com ela, você acompanha informações como vigência, saldo, parcelas, medições, aprovações, reajustes e pagamentos, e liga o que foi negociado ao que foi entregue e pago. Assim, o contrato assinado e a fatura que chega ao financeiro contam a mesma história.
Na Gestio, o contrato tem ciclo de vida, regras e saldo próprios. Você não precisa cadastrá-lo como se fosse um pedido de compra comum.
Neste artigo você confere como cadastrar e configurar cada tipo de contrato (parcelado, sob demanda e catálogo de preços) e como usá-lo no dia a dia, do primeiro cadastro até o pagamento.
Você escolhe o modelo do contrato no campo Forma de execução, e ele define todo o fluxo. São três opções:
Parcelado. O valor é fechado e se divide em parcelas com data certa, e o sistema gera um pedido por competência até o fim da vigência. Serve para serviços mensais, aluguéis, licenças e manutenção.
Sob demanda. Itens e preços ficam acertados no contrato, e cada pedido consome o saldo até o limite contratado. Serve para uniformes, EPIs, panos e outros insumos de demanda variável.
Catálogo de preços. O preço é negociado uma vez e você compra quando precisa, sem um teto de gasto definido. Serve para itens recorrentes no geral.
Como cadastrar um contrato
Todo contrato é cadastrado na mesma tela, acessando a aba de Gerenciar, em Compras>Contratos. Segue abaixo o passo-a-passo:
Crie seus tipos de contrato (opcional): O campo Tipo de contrato classifica e filtra a lista, mas não define o fluxo. Para criar um tipo, acesse Compras>Contratos>Tipos, informe o Nome, marque em Disponibilizar em se ele vale para Cliente, Fornecedor ou os dois e clique em Adicionar.
- Preencha as Informações no cadastro: São obrigatórios Filial, Nome do contrato, Fornecedor e Motivo. Os demais campos são Tipo de contrato, Centro de custo, Projeto, Almoxarifado, Tipo de compra, Comprador responsável e Grupo colaborador. O número do contrato é gerado automaticamente pelo sistema.
- Escolha a Forma de execução (Parcelado, Sob demanda ou Catálogo de preços) e informe a vigência. Início vigência e Final vigência são obrigatórios, e o Gestio confere as datas ao gerar pedidos. Início do contrato, Indexador, Prazo de denúncia (dias) e Observações são opcionais.
- Clique em Salvar. O Gestio confirma com "Contrato criado com sucesso!"
Contrato parcelado: como utilizar
No parcelado, o fornecedor entrega de novo a cada período, e o Gestio gera um pedido por competência até o fim da vigência. O passo a passo de cadastro é o mesmo mencionado acima.
- Preencha as Informações, como no cadastro comum. Informe o Nome do contrato, o Fornecedor, o Centro de custo e o Motivo.
- Escolha Parcelado e informe a vigência;
- Configure a programação. Todos os campos são obrigatórios: Frequência, Nº de fornecimentos, Dia do processamento, Dia de vencimento e Mês de vencimento.
- Salve as alterações. O contrato nasce com saldo zerado, porque falta dizer o que será fornecido.
Adicione os itens nos campos de Produtos e Serviços, informando a quantidade por competência, a quantidade total e o valor unitário.
O Dia do processamento é quando cada competência fica programada para virar pedido, e o Dia de vencimento é quando a parcela vence.
Como usar: O bloco Programação de fornecimentos e parcelas lista uma linha por competência, com datas, valor, pedido gerado e a situação da parcela: Processada, Próxima ou Programada. Para gerar o pedido de uma competência, clique em Processar contrato, confira as validações (vigência e limite do valor) e clique em Gerar pedido, assim, o saldo diminui no valor da parcela. O sistema também avisa antes do vencimento e da renovação, e reajustes e aditivos entram no próprio contrato, com histórico.
Contrato sob demanda: cadastro e uso
No sob demanda, nada é gerado automaticamente: o pedido nasce do processamento manual do contrato ou de uma requisição vinculada, e consome o saldo contratado.
- Preencha as Informações, como no cadastro comum. Informe o Nome do contrato, o Fornecedor e o Motivo, além dos demais campos obrigatórios.
- Escolha Sob demanda e informe a vigência. Esta opção não pede campos de programação.
- Salve as alterações. O Valor do contrato não é digitado: ele se forma pelos itens que você adiciona a seguir.
- Adicione os produtos. O Valor total é calculado. Repita a operação para cada item do contrato. Serviços entram da mesma forma, em Adicionar serviço.
Como usar: Clique em Processar contrato, marque os itens, informe as quantidades e confira as validações (vigência, saldo por item e limite do valor). Ao clicar em Gerar pedido, o Gestio confirma com "Demanda processada com sucesso!" e o saldo diminui. Dessa forma, a lista de itens acompanha a quantidade contratada, a processada e o saldo em quantidade.
Catálogo de preços: cadastro e uso
No catálogo de preços, o preço é firmado sem compromisso de volume nem teto de gasto: você compra quando precisa, pelo preço negociado. Por isso, a tela do contrato mostra a etiqueta Sem teto em Consumo do contrato, no lugar do saldo.
- Preencha as Informações, como no cadastro comum;
- Escolha Catálogo de preços e informe a vigência. O Valor do contrato permanece em R$ 0,00, porque não há teto;
- Salve e cadastre os produtos. No bloco Produtos, clique em Adicionar produto e informe o valor unitário negociado de cada item;
Como usar: Clique em Processar contrato, marque os itens, informe as quantidades e confira as validações (vigência, quantidade por item e preço firmado). Ao clicar em Gerar pedido, o Gestio confirma com "Catálogo processado com sucesso!". Como não há teto, o bloco Consumo do contrato mostra o consumo acumulado, os pedidos gerados e o ticket médio.
Boletim de medição: gerar, competência e aprovação
O boletim de medição registra o que foi executado ou entregue em um período, conferido contra o contrato. O pagamento só segue depois da validação, e cada boletim aprovado consome saldo do contrato.
- Abra o bloco de boletins. No detalhe do contrato, vá a Boletins de medição e clique em Gerar boletim.
- Preencha a Identificação do boletim. O campo é obrigatório. Use um código que ajude a localizar o boletim depois.
- Confira a Competência. O Gestio preenche o campo com a data atual. Competência é o mês ao qual a despesa pertence, e não o mês em que você paga, por isso ela pode ser diferente do período de execução.
- Informe Execução de e Execução até. Os dois campos são obrigatórios e definem o período medido. As Observações são opcionais.
- Marque os pedidos medidos. Em Pedidos do contrato, a lista mostra número, emissão, descrição, situação e valor de cada pedido. Ao marcar um pedido, o Gestio lista os itens medidos, com quantidade, valor unitário e total, e mostra o total do boletim no rodapé.
- Clique em Gerar boletim. O Gestio confirma a geração com uma mensagem de sucesso, e o boletim aparece na lista do contrato com competência, período de execução, pedidos incluídos e valor.
Pedido que não gera boletim. Quando um pedido não pode ser medido, a lista mostra o aviso "Este pedido não pode gerar boletim de medição". Em geral, pedidos ainda não finalizados ficam bloqueados. Confira também se o pedido pertence ao contrato e se ele ainda não entrou em outro boletim.
Aprovação e pagamento. O boletim segue para aprovação por alçada, que pode seguir valor, área ou centro de custo, e o aprovador pode decidir pelo WhatsApp. Cada decisão fica registrada no histórico. Depois da última aprovação, o boletim segue para o contas a pagar, sem digitação dupla.
Ficou com alguma dúvida sobre este processo? É só abrir um chamado ao nosso time de suporte logo abaixo ou telefonar para o número (11) 4810-8181 📞💙